Zatory płatnicze to wciąż poważny problem w polskiej gospodarce. Wystarczy kilku nierzetelnych kontrahentów, by nawet stabilna firma zaczęła mieć kłopoty z płynnością finansową. Zgłoszenie dłużnika do windykacji jest naturalnym i często niezbędnym krokiem, by odzyskać należne środki. Jak to zrobić skutecznie i z głową? Eksperci z Pactus.eu radzą, jak zwiększyć skuteczność odzyskiwania należności.

Wielu przedsiębiorców zbyt długo czeka z reakcją, licząc na to, że dłużnik sam się rozliczy. Tymczasem każdy dzień zwłoki obniża szanse na odzyskanie pieniędzy.

- Z naszej obserwacji wynika, że skuteczność windykacji po 60 dniach od terminu płatności potrafi spaść nawet o 50%. Dlatego im szybciej zgłosimy dłużnika, tym większa szansa na odzyskanie należności – podkreśla Jacek Dżumak, ekspert ds. windykacji w Pactus.eu.

Szybkie działanie ma również aspekt finansowy. Wysokość prowizji w wielu przypadkach zależy od wieku długu – im krótszy okres przeterminowania, tym niższy koszt usługi i większa skuteczność odzyskania należności.

- Zgłoszenie sprawy po tygodniu czy dwóch od upływu terminu płatności może przynieść nie tylko szybszy efekt, ale też realne oszczędności dla wierzyciela – podpowiada Jacek Dżumak z Pactus.eu.

Zanim zgłosimy dłużnika – przygotujmy komplet dokumentów

Przekazanie sprawy do windykacji jest proste, ale skuteczność działań w dużej mierze zależy od jakości przekazanych informacji i dowodów.

- Im więcej dokumentów posiada wierzyciel, tym lepiej. Podstawą są faktura i potwierdzenie wykonania usługi lub dostawy – czyli w branży transportowej będzie to dokument przewozowy i zlecenie transportowe – wyjaśnia Justyna Sicińska, ekspert ds. obsługi klienta w Pactus.eu.

Dobrze przygotowany zestaw dokumentów nie tylko przyspiesza pracę windykatora, ale ma ogromne znaczenie w sytuacji, gdy dłużnik próbuje podważyć zasadność zobowiązania.

- W takich przypadkach kompletna dokumentacja pozwala nam błyskawicznie potwierdzić roszczenie i przekonać dłużnika, że spór nie ma podstaw. To często moment, w którym decyduje się on na spłatę należności bez eskalowania sprawy – dodaje ekspertka ds. obsługi klienta w Pactus.eu. 

Dokumenty są więc nie tylko formalnością, ale realnym narzędziem, które wzmacnia pozycję wierzyciela w procesie windykacyjnym.

Dwie formy windykacji: na koszt dłużnika i na koszt wierzyciela

W praktyce przedsiębiorcy mogą skorzystać z dwóch modeli współpracy z firmą windykacyjną: na koszt dłużnika lub na koszt wierzyciela. Oba rozwiązania są zgodne z przepisami i pozwalają elastycznie dopasować sposób działania do potrzeb klienta.
Windykacja na koszt dłużnika o rozwiązanie, w którym dłużnik ostatecznie ponosi koszty procesu windykacyjnego. Wierzyciel otrzymuje od Pactus.eu fakturę za usługę dopiero po skutecznym odzyskaniu pieniędzy – dzięki temu nie ponosi kosztów z góry. Na podstawie tej faktury powstaje po stronie wierzyciela koszt, który następnie może zostać przeniesiony na dłużnika w formie noty obciążeniowej tytułem zwrotu kosztów windykacji.

- To bardzo ważne – bez wystawienia faktury nie ma kosztu, który można odzyskać. My dbamy o to, by cała ścieżka rozliczenia przebiegała zgodnie z przepisami i była w pełni przejrzysta – wyjaśnia Jacek Dżumak.

Co istotne, cały proces obciążenia dłużnika kosztami windykacji realizowany jest po stronie Pactus.eu – od wystawienia noty, przez jej przekazanie dłużnikowi, aż po ewentualną windykację tych kosztów.

- Zlecający nie musi się niczym zajmować – przygotowujemy dokumenty, kontaktujemy się z dłużnikiem, a jeśli trzeba, prowadzimy windykację kosztów. To kompleksowa obsługa, która całkowicie odciąża wierzyciela – podkreśla ekspertka z Pactus.eu.

W efekcie przedsiębiorca nie tylko odzyskuje należność główną, ale również pełen zwrot kosztów, bez angażowania własnego czasu i zasobów.

W przypadku windykacji na koszt wierzyciela to wierzyciel ponosi koszt usługi windykacyjnej i nie wystawia noty obciążeniowej po zakończeniu procesu. Rozwiązanie to jest często wybierane w sytuacjach, gdy wierzyciel nie chce, by jego kontrahent został obciążony dodatkowymi kosztami windykacyjnymi – np. ze względu na dotychczasowe relacje lub chęć dalszej współpracy.

- Niektórzy klienci decydują się na ten model, bo chcą zachować dobre relacje z płatnikiem. Dłużnik reguluje zobowiązanie, ale nie ponosi dodatkowych kosztów. To wciąż profesjonalna windykacja, tylko z delikatniejszym podejściem – tłumaczy Justyna Sicińska.

W tym wariancie wierzyciel może także już na etapie zgłaszania długu powiększyć należność o ustawową rekompensatę za koszty odzyskiwania należności – 40, 70 lub 100 euro, w zależności od wysokości zobowiązania.

- Przy niewielkich kwotach długu może to być szczególnie korzystne rozwiązanie, bo przykładowa nota 40 euro bywa wyższa niż prowizja za interwencję firmy windykacyjnej – dodaje Jacek Dżumak.

Dlaczego warto działać z profesjonalistami?

Samodzielna windykacja często kończy się fiaskiem – dłużnik ignoruje monity, a wierzyciel traci czas i energię. Profesjonalna firma windykacyjna łączy doświadczenie negocjacyjne z kompleksową obsługą klienta i wsparciem prawnym.

-  Dbamy, by wierzyciel na każdym etapie wiedział, co dzieje się w jego sprawie. Przejrzysta komunikacja i partnerskie podejście to podstawa skuteczności. Dłużnicy z kolei widzą, że mają do czynienia z profesjonalnym podmiotem, co często samo w sobie przyspiesza płatność – podkreśla Justyna Sicińska.

Windykacja to ważny element zarządzania należnościami, a nie ostateczność. Warto działać szybko, posiadać pełną dokumentację i dobrać odpowiedni model współpracy – na koszt dłużnika lub na koszt wierzyciela. Jak podkreślają eksperci z Pactus.eu, kluczowe są czas, kompletność danych i profesjonalne wsparcie.

- Najgorsze, co można zrobić, to czekać. Każdy tydzień zwłoki działa na korzyść dłużnika, nie wierzyciela. Windykacja to nie tylko odzyskiwanie pieniędzy. To także narzędzie budowania bezpieczeństwa finansowego firmy – podsumowuje Jacek Dżumak z Pactus.eu.